Bucuresti - Bd Unirii, 24 martie 2024

Acord – Notă de prelucrare a datelor cu caracter personal

POLITICA ASOCIAȚIEI EOS D’ART (EOS) DE CONFIDENȚIALITATE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Asociația EOS D’ART (EOS) (denumită în cele ce urmează asociația, organizator sau EOS), cu sediul în București, str. Tony Bulandra nr. 6, ap. 1, camera 4, sector 2, înscrisă în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor sub nr. 96/20.06.2017, CIF 38027224, cont IBAN RO67BTRLRONCRT0398489001, deschis la Banca Transilvania, reprezentată legal prin Dalia Octavia Solon, în calitate de Președinte, Tel: +40 726 693 999, e-mail: info@legalrun.ro;

Deținătoarea site-ului www.legalrun.ro, în calitate de organizator al evenimentului sportiv „Legal Half-Marathon” (denumit în cele ce urmează evenimentul sau LHM), site-ul fiind dedicat, în special, acestui eveniment sportiv;  

Vă asigurăm că datele dvs. cu caracter personal vor fi colectate şi prelucrate de către EOS numai în măsura permisă prin Regulamentul General (UE) 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, numit în continuare RGPD, în limba română, respectiv GDPR, în limba engleză.

1. Scopul prezentei Note de informare și Politici

Utilizarea de către dvs. a serviciilor noastre este supusă prezentei Politici și Note de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Atunci când utilizați serviciile noastre, sunteți de acord cu termenii acestei Politici și Note de informare. Scopul acestora este de a informa cu privire la modul de colectare, stocare și utilizare a datelor cu caracter personal.

Dacă nu sunteți de acord cu prezenta Politică și Notă de informare, vă rugăm să încetați să mai folosiți serviciile noastre sau să ne solicitați informații suplimentare privind prezenta Politică prin contactarea noastră folosind datele mai jos prezentate.

2. Termeni în înțelesul RGPD

Autoritate de supraveghereînseamnă Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSDCP) sau oricare altă autoritate căreia i se atribuie responsabilitățile de protecție a datelor în temeiul legislației privind protecția datelor din oricare stat membru
Vizitatoriînseamnă persoanele fizice care accesează site-ul www.legalrun.ro, anonimii
Utilizatoriînseamnă persoanele fizice care utilizează site-ul www.legalrun.ro şi completează formularele de contact și/sau de înscriere din website
Clientînseamnă persoana fizică sau juridică în favoarea căreia EOS prestează anumite servicii, la unul sau mai multe termene ulterioare ori în mod continuu
Sponsorînseamnă orice persoană fizică sau juridică din România sau din străinătate care efectuează o sponsorizare în condiţiile Legii nr. 32/1994 [art. 2]
Partenerînseamnă persoana fizică sau juridică care participă alături de EOS la organizarea LHM
Ambasadorînseamnă persoana fizică care decide să promoveze și să susțină evenimentul prin mijloace specifice și/sau puse la dispoziție de organizatori
Contractînseamnă toate formele de documente specifice procesului de contractare, respectiv orice instrument contractual încheiat de EOS cu furnizorii, sponsorii, partenerii sau clienții săi, pentru prestarea de servicii, realizarea de sponsorizări și, în general, orice tip de contract în care EOS este parte, inclusiv contractele încheiate la distanță, cu excepția contractelor de muncă
Date cu caracter personal (DCP)înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă și care sunt protejate în temeiul Legislației privind protecția datelor; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale
Furnizorînseamnă persoana fizică sau juridică care prestează EOS anumite servicii, la unul sau mai multe termene ulterioare ori în mod continuu
RGPD / GDPRînseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE
Operatorînseamnă entitatea care, singură sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a atelor cu caracter personal
Persoană împuternicită de operator / Împuternicitînseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului
Persoană vizatăînseamnă persoana identificată sau identificabilă la care se referă Datele cu caracter personal; în sensul acestei Politici, Persoanele vizate pot fi și angajații, clienții sau reprezentanții partenerilor, sponsorilor sau furnizorilor, precum și orice alte persoane fizice ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de EOS
Prelucrareînseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea
Subîmputernicitînseamnă orice persoană desemnată de împuternicit pentru a prelucra datele cu caracter personal în numele EOS
Transferînseamnă divulgarea sau punerea, în orice alt mod, la dispoziția terților (incluzând subîmputerniciții) a datelor cu caracter personal, fie prin trimiterea datelor cu caracter personal către respectiva terță parte, fie prin permiterea accesului la aceste date prin alte mijloace
Utilizareacțiunea de a folosi datele cu caracter personal de către și în interiorul operatorului

Acord / consimțământ expres pentru colectarea datelor cu caracter personal

Datele dvs. personale vor fi prelucrate exclusiv în baza consimțământului acordat în mod expres şi neechivoc pentru această prelucrare. Astfel, punerea la dispoziție a datelor / informațiilor solicitate prin intermediul site-ului www.legalrun.ro, cât și prin participarea efectivă în cadrul evenimentului sportiv LHM (de exemplu, imaginea dvs. în cadrul fotografiilor realizate de organizator) reprezintă consimțământul dvs. expres pentru prelucrarea și utilizarea datele dvs. cu caracter personal de către EOS, în conformitate cu scopurile și temeiurile mai jos menţionate.

Puteți accesa continutul site-ului www.legalrun.ro fără a furniza vreo informație personală, cu excepția cookie-urilor și IP-ului (în acest sens vă rugăm să consulți Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal în cadrul site-ului), ceea ce determină încadrarea dvs. în categoria de „vizitatori”, astfel cum aceasta este mai sus definită.

Care sunt scopurile și temeiurile prelucrării?

EOS prelucrează datele personale colectate în temeiul şi cu scopul:

  • înregistrării dvs. / copilului dvs. minor în cadrul evenimentului sportiv LHM pentru categoria și susținerea cauzei specificate
  • de a răspunde solicitărilor dvs. conform interesului manifestat de către dvs. prin transmiterea formularului de contact și/sau contactarea noastră telefonică și/sau pe      e-mail
  • soluţionării / rezolvării diferitelor cereri / întrebări / sesizări / plângeri formulate de dvs
  • de a vă contacta pentru a solicita mai multe detalii necesare soluționării solicitărilor dvs
  • de a asigura serviciile de suport, de exemplu oferirea de răspunsuri la întrebările dvs. privind evenimentul sportiv LHM;
  • pentru orice tip de corespondenţă ulterioară cu dvs
  • de a ne putea transmite comentarii și altele asemănătoare privind evenimentul sportiv LHM
  • prezentării publice pentru informare, verificare și certitudine a listei / listelor de participanți (pentru cursele, categoriile și statusul înscrierii)
  • utilizarea imaginii și/sau a vocii participanților pentru promovarea evenimentului sportiv LHM și informării publice în materiale și înregistrări audio-vizuale și fotografii realizate de organizator în cadrul evenimentului sportiv LHM
  • prezentării publice pentru informare a câștigătorilor aferenți curselor evenimentului sportiv LHM
  • transmiterii de noutăți, oferte și promoții realizate de EOS în viitor, respectiv în scop propriu de marketing și publicitate exprimându-vă acordul în mod liber prin accesarea formularului existent
  • de a vă transmite newsletter (scrisoare periodică) pe e-mail-ul declarat, prin care veţi fi informaţi asupra noutăţilor apărute privind evenimentul sportiv LHM, exprimându-vă acordul în mod liber prin accesarea formularului existent
  • transmiterii de oferte de sponsorizare, contractare, de preț sau cotații diverse și altele asemenea
  • pentru interesul legitim al EOS; de exemplu, în scopul constatării, exercitării sau apărării unui drept în justiţie, în scopuri administrative interne, pentru facturare, efectuarea plăţilor aferente și arhivare; pentru protejarea dreptului de autor şi a drepturilor conexe; soluţionarea disputelor, formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi, comunicarea cu dvs., etc.

În sensul legislației privind protecția datelor, suntem operator atunci când prelucrăm datele dvs. cu caracter personal.

EOS  NU VA FURNIZA DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL CĂTRE ALTE ASOCIAȚII / PERSOANE JURIDICE / PERSOANE FIZICE / ENTITĂȚI / FIRME / COMPANII ÎN SCOPURI PUBLICITARE / DE MARKETING / DE SONDARE A OPINIEI PUBLICE, ETC.

Nu utilizăm datele cu caracter personal pentru prelucrare automatizată și nici pentru realizarea de profile.

Prin urmare, temeiul juridic al prelucrării datelor dvs. cu caracter personal îl constituie:

  • realizarea activităților specifice desfășurate de EOS pentru dvs., inclusiv în vederea organizării și participării dvs. la evenimentul sportiv LHM
  • prelucrarea necesară conformării obligațiilor legale fiscale, în temeiul legii, de exemplu pentru arhivare
  • apărarea intereselor noastre legitime, de exemplu prin măsuri specifice precum: de protecție a site-ului web față de atacuri cibernetice și de gestionare a diverselor altor riscuri

Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm?

EOS  prelucrează datele dvs. personale precum:

  • nume și prenume
  • data nașterii
  • date de geolocalizare, respectiv oraș/județ
  • număr de telefon
  • adresă de e-mail
  • sex
  • categorie de vârstă
  • dimensiune / mărimea fizică pentru stabilirea tricolului
  • imaginea și vocea pentru materiale și înregistrările audio-vizuale și fotografiile realizate de organizator în timpul desfășurării evenimentului sportiv LHM
  • numele și prenumele părintelului / tutorelui copilului minor pentru care se solicită înscrierea la evenimentul sportiv LHM

Categoriile de date cu caracter personal anterior menționate sunt prevăzute atât pentru concurenții adulți, cât și pentru concurenții copii minori pentru care se solicită înscrierea la evenimentul sportiv LHM.

Următoarele categorii de date cu caracter personal: nume și prenume, data nașterii, date de geolocalizare, respectiv oraș/județ, număr de telefon și adresă de e-mail, sunt prelucrate în aceleași condiții pentru persoanele fizice care se înscriu ca voluntari în cadrul evenimentului sportiv LHM.  

EOS nu prelucrează date cu caracter special (cum ar fi: date care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, filozofice sau religioase, apartenenţa sindicală; date privind sănătatea sau orientarea sexuală, date genetice sau biometrice; date referitoare la infracţiuni sau condamnări penale) și nici nu se poate interpreta că ar face acest lucru urmare: menționării la înscriere a profesiei (detaliu care nu este obligatoriu pentru înscriere), alegerii uneia dintre cauze pentru a fi susținută din taxa de participare, opțiunii de a face sau nu o pagină de strângere de fonduri prin site-ul www.galantom.ro sau a solicitării de informații suplimentare pentru voluntari privind evenimentele sportive anterioare la care au participat și pozițiile ocupate în cadrul acestora, în acest ultim caz fiind vorba despre prezentarea aptitudinilor personale ale celor care doresc să se înscrie ca voluntari.

Dacă nu sunteţi de acord cu prelucrarea datelor dvs. personale, vă rugăm să nu completaţi formularele de înscriere și/sau de contact de pe site-ul nostru și ne puteţi transmite mesajul dvs. prin e-mail sau telefonic, utilizând datele înscrise pe site la secțiunea „Contact”.

Dacă datele dvs. personale sunt completate de o terţă persoană, respectiv formularele de înscriere și/sau de contact de pe site-ul nostru, nu ne asumăm responsabilitatea în ceea ce priveşte persoana care a efectuat înscrierea sau a accesat formularul de contact.

Care sunt sursele din care primim datele dvs. cu caracter personal?

Datele dvs. cu caracter personal ne sunt furnizate conform acordului dvs. expres și neechivoc prin:

  • completarea și transmiterea formularelor de înscriere și/sau de contact de pe site-ul nostru
  • contactarea telefonică și/sau pe e-mail la numărul de telefon afișat pe site-ul nostru, respectiv pe adresa de e-mail
  • adresa sediului EOS
  • conturile oficiale ale evenimentului sportiv LHM de pe platformele de socializare, cum ar fi Facebook prin transmiterea de mesaje.

Utilizăm rețelele de social media, cum ar fi Facebook, pentru a prezenta activitatea, serviciile și condiţiile participare / înscriere pe care le oferim. Utilizarea canalului specific de social media este evidențiată pe site-ul prin butoane specifice.

Fiecare canal social media are propria politică privind modul în care procesează datele dvs. cu caracter personal, atunci când acestea sunt accesate. De exemplu, puteți consulta politica de confidențialitate Facebook, folosind următorul link: https://www.facebook.com/about/privacy .
Prin urmare, daca aveți nelămuriri sau întrebări legate de utilizarea datelor dvs. cu caracter personal de către rețelele de social media, trebuie să citiți cu atenție politicile de confidențialitate furnizate de acestea, înainte de a le utiliza. De exemplu, daca nu doriți ca Facebook să asocieze contului dvs. de Facebook datele colectate la accesarea site-ului nostru, trebuie să vă deconectați de pe Facebook la accesarea acestuia.

Toate activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal prezentate în această Politică și Notă de informare se referă exclusiv la persoane care au cel puțin 16 ani. Utilizarea sistemelor, precum și a rezultatelor prelucrării este interzisă cu privire la copiii care nu au împlinit această vârstă fără consimțământul părinților/reprezentanților legali ai acestora. În cazul în care, în ciuda eforturilor noastre rezonabile de prevenire, o astfel de prelucrare are totuși loc, o vom înceta odată ce observăm faptul că utilizatorii nu au împlinit vârsta menționată mai sus.

Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal?

Datele vor fi stocate pe o perioadă limitată, respectiv pe durata realizării activităților specifice EOS, organizării și desfășurării evenimentului sportiv LHM; în situația unui litigiu, pe parcursul soluționării acelui litigiu; în conformitate cu legislația în vigoare, atâta timp cât avem obligația legală de a păstra documentele financiare legale în evidența contabilă și în arhiva societății.

Prin urmare, vom șterge datele cu caracter personal colectate de la dvs., dacă nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopului pentru care au fost colectate inițial, cu excepțiile impuse de lege, de exemplu pentru conformarea la obligațiile fiscale.

De asemenea, nu vom șterge datele dvs. cu caracter personal, dacă v-ați exprimat opțiunea de a primi pe viitor din partea EOS noutăți, oferte și promoții, ori newsletter specificând în acest sens că oricând aveți posibilitatea de a anula această opțiune prin dezabonare sau prin contactarea EOS.

Care sunt destinatarii datele dvs. cu caracter personal?

Destinatarii datelor dvs. cu caracter personal sunt, după caz, conducerea, asociații / angajații / colaboratorii / prestatorii de servicii / alte persoane împuternicite / autorizate de EOS, precum și instituțiile statului, poliție, spitale etc., care ar putea solicita aceste informații.

Categorii de operatori împuterniciţi pot fi:

  • programatori și dezvoltatori IT care se ocupă de mentenanţa, modificarea aplicaţiei, update-uri acțiuni realizate de furnizorul selectat pentru asigurarea mentenantei site-ului și/sau aplicației de înscrieri
  • specialiști IT care se ocupă de securizarea infrastructurii
  • specialiști în securitate care se ocupă cu auditarea instrumentelor de securitate utilizate, efectuată doar la cerere și pentru a preveni apariția de vulnerabilități cibernetice, realizată de furnizorul selectat în acest sens
  • furnizori de servicii de curierat
  • furnizori de servicii de plată/bancare (de exemplu, procesatorul de plăți on-line)
  • furnizori de servicii de cronometraj

Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate pe teritoriul României și nu sunt transferate sub nicio formă în alte state.

Reiterăm că datele dvs. personale sub nicio formă nu sunt înstrăinate sau oferite spre utilizare altor entități sau companii (de exemplu, companii de marketing, vânzări etc.).

Ne asigurăm că accesul la datele dvs. de către terții persoane juridice de drept privat se realizează în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor și confidențialitatea informațiilor, în baza contractelor încheiate cu aceștia.

Cum protejăm securitatea datelor dvs. cu caracter personal?

Datele dvs. personale sunt protejate prinmăsuri specifice de securitatepentru a asigura confidențialitatea, integritatea și accesibilitatea datelor dvs. cu caracter personal, pentru a preveni utilizarea, accesul neautorizat și încălcarea securității datelor cu caracter personal, în conformitate cu legislația în vigoare.

EOS respectă și asigură în mod strict secretul profesional și confidențialitatea datelor cu caracter personal și informațiilor comunicate de dvs.

EOS nu transferă date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European.

Ce drepturi aveți în privința datelor dvs. cu caracter personal?

Prin citirea prezentei Note și Politici de protecție a datelor cu caracter personal ați luat la cunoștință faptul că vă sunt garantate drepturile prevăzute de RGPD, respectiv:

  • dreptul la transparenţa informaţiilor, comunicărilor și modalităților de exercitare a drepturilor dvs.
  • dreptul la informare și acces la datele dvs. cu caracter personal
  • dreptul la rectificare şi dreptul la ștergerea datelor dvs. cu caracter personal
  • dreptul la restricţionarea prelucrării
  • dreptul la portabilitatea datelor cu caracter personal
  • dreptul la opoziție și de a nu fi supus unui proces decizional individual automatizat
  • dreptul de a vă adresa Autorității de Supraveghere (ANSPDCP) în caz de încălcare a drepturilor dvs. garantate de legislaţia privind protecția datelor cu caracter personal.

Datele de contact ale autorității de supraveghere pentru protecția datelor sunt următoarele:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România

Telefon: +40.318.059.211 sau +40.318.059.212

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro 

Website: www.dataprotection.ro

Fără a vă afecta dreptul dvs. de a contacta în orice moment autoritatea de supraveghere, vă rugăm, în prealabil, să ne contactați și vă asigurăm că vom depune toate eforturile necesare pentru a rezolva orice problemă pe cale amiabilă. 

Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal

Pentru orice întrebări sau cereri referitoare la datele cu caracter personal, inclusiv în vederea exercitării drepturilor pe care le aveți, puteți să luați legătura cu responsabilul pentru protecția datelor cu caracter personal Copyright Control Consulting S.R.L. – DPO extern pe bază de contract de prestări servicii – la următoarele date de contact: e-mail info@legalrun.ro, telefon 0723.241.399, ori prin poștă sau curier pe adresa EOS din București, str. Tony Bulandra nr. 6, ap. 1, camera 4, sector 2, ori adresa Copyright Control Consulting S.R.L. din Otopeni, str. Oașului, nr. 6, jud. Ilfov – cu mențiunea: în atenția Responsabilului ASOCIAȚIEI EOS D’ART cu protecția datelor cu caracter personal.

EOS își rezervă dreptul de a revizui, în orice moment, pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal sau dacă legislația o impune pentru a ne conforma cerințelor legale, prezenta politică și notă de informare.

EOS va afișa pe site versiunea modificată a prezentei politici și note de informare, sens în care vă încurajăm să o consultați de fiecare dată când utilizați site-ul nostru.

EOS va gestiona datele dvs. cu caracter personal în conformitate cu prezenta politică și notă de informare, cu excepția situației în care ne veți acorda consimțământul pentru a le gestiona în alt mod.